Zmiany w funkcjonowaniu pracy zdalnej od kwietnia 2023 roku

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej reguluje Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – zmiany weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku. Jednocześnie uchylone zostały przepisy dotyczące telepracy. Co powinien wiedzieć pracodawca zatrudniający pracowników świadczących pracę zdalną i o jakich ważnych zmianach musi pamiętać pracownik pracujący zdalnie?

Choć praca zdalna funkcjonuje jako popularne rozwiązanie w praktyce już od początku pandemii, dopiero teraz pracownicy i pracodawcy doczekali się uregulowania procedur w przepisach. W ramach nowych regulacji wprowadzone zostały podziały na pracowników świadczących pracę zdalną przez cały czas oraz takich, którzy z pracy zdalnej korzystają tylko przez część dni roboczych (tzw. praca hybrydowa). Przepis Kodeksu pracy określa bowiem, że „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).”

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej poprzez zawarcie porozumienia pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową. W przypadku gdy w zakładzie pracy nie funkcjonują takie organizacje, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie pracy, po wcześniejszym przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie lub regulamin zawierać mogą uregulowania dotyczące np. grupy pracowników, która może być objęta pracą zdalną, zasad dofinansowywania kosztów przez pracodawcę, wypłaty ekwiwalentu, zasad potwierdzania obecności w pracy czy zasad kontroli wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca zobowiązany jest także do przygotowania informacji BHP oraz zaktualizowania oceny ryzyka zawodowego poprzez wzięcie pod uwagę czynniki wynikające z pracy w innym miejscu niż zakład pracy. Pracownik, aby uzyskać zgodę pracodawcy na wykonywanie pracy w takim charakterze, musi złożyć oświadczenie o tym, że zapoznał się z wymienionymi wyżej dokumentami. Kolejnym dokumentem, który pracownik musi złożyć, by uzyskać zgodę na pracę zdalną jest oświadczenie, w którym potwierdza, że posiada warunki lokalowe i techniczne niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli warunki te ulegną zmianie, pracownik ma obowiązek poinformować o zmianie pracodawcę, a ten wówczas wycofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy wymienione zostały grupy pracowników, w stosunku do których pracodawca jest zobowiązany uwzględnić żądanie skierowania na pracę zdalną. Są to:

• Pracownice w ciąży,
• Pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• Pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny bądź inną osobą pozostająca we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta posiada orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym,
• Pracownicy posiadający zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka, które powstały w okresie prenatalnym rozwoju lub w trakcie porodu,
• Pracownicy opiekujący się dzieckiem, które posiada orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• Pracownicy opiekujący się dzieckiem posiadającym opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W wymienionych powyżej przypadkach pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia zgody na pracę zdalną jedynie w sytuacji, gdy świadczenie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy. Odmowa musi zostać udzielona pracownikowi w terminie 7 dni od daty złożenia przez niego wniosku o skierowanie na pracę zdalną.

Odrębnym rodzajem pracy zdalnej, wprowadzonym w przepisach Kodeksu pracy niezależnie od ustaleń pomiędzy pracodawcami i pracownikami, jest tzw. okazjonalna praca zdalna. Może ona być wykonywana przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym – pracownik wnioskuje o skorzystanie z okazjonalnej pracy zdalnej w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca nie ma formalnego obowiązku wyrażenia zgody na okazjonalną pracę zdalną, jednak powinien uwzględnić wniosek pracownika w miarę możliwości.

Najnowsze przepisy Kodeksu pracy wskazują również na szereg obowiązków pracodawcy, z których powinien on się wywiązać, dopuszczając pracownika do świadczenia pracy w formie zdalnej. Są to obowiązki zapewnienia pracownikowi m.in. materiałów, narzędzi i urządzeń technicznych, pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem i eksploatacją narzędzi pracy oraz pokrywania kosztów energii elektrycznej, a także niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych oraz zapewnienie pomocy i szkolenia technicznego.