Co powinieneś wiedzieć?

Każdy pracownik, niezależnie od rodzaju zatrudnienia, musi regularnie płacić składki na ZUS. Płatnik (pracodawca) nalicza ubezpieczonemu i opłaca do ZUS składki emerytalno-rentowe od pełnej podstawy ich wymiaru do momentu osiągnięcia przez niego limitu wynoszącego 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Może się zdarzyć, że pracodawca naliczy i opłaci składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty przewyższającej ten limit. Co w takim przypadku? Czy przysługuje zwrot nadpłaconych składek i kto go otrzyma – pracownik czy pracodawca?

Jak wygląda zwrot nadpłaconych składek?

Jeżeli płatnik składek, czyli pracodawca zorientuje się, że dokonał nadpłaty składek za pracownika to ma prawo złożyć wniosek o zwrot tych nadpłaconych składek społecznych. Może wydarzyć się także tak, że to ZUS zawiadomi płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek.

Z przepisów wynika, że to płatnik składek ma prawo wystąpić o zwrot nienależnie opłaconych składek – ubezpieczony może to zrobić wyłącznie w przypadku braku płatnika.

Nadpłacone składki społeczne ZUS zalicza z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

Zwrot nadpłaconych składek społecznych następuje w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. Jeżeli nienależnie opłacone składki nie zostaną zwrócone w tym terminie, podlegają – od dnia złożenia wniosku o zwrot przez płatnika – oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych.

UWAGA! Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat od dnia:

• otrzymania zawiadomienia z ZUS
• Opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia, o którym mowa w art. 24 ust. 6b Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zwróconą przez ZUS nadpłatę składek płatnik ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu. Płatnik musi się z nim rozliczyć z części finansowanych przez niego nadpłaconych składek emerytalno-rentowych nawet wtedy, gdy nie wystąpi do ZUS o zwrot nadpłaty tych składek, np. ze względu na posiadane zadłużenie.

Korekta dokumentów rozliczeniowych

Jeżeli zdarzyło się, że składki zostały odprowadzone od kwoty przewyższającej limit podstawy ich wymiaru, pracodawca powinien sporządzić do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych. Komplet korygujących dokumentów powinien składać się z:

• ZUS RCA –  w którym rozliczone zostaną składki emerytalno-rentowe za danego pracownika od podstawy wymiaru niepowodującej przekroczenia jej limitu (od kwoty wskazanej w piśmie ZUS), a pozostałe składki czyli chorobową i wypadkową naliczy od faktycznego przychodu pracownika; w raporcie płatnik skoryguje także podstawę wymiaru składki zdrowotnej oraz samą składkę, ponieważ w poprzednim raporcie została ona niesłusznie pomniejszona o potrącone ze środków pracownika zawyżone składki emerytalno-rentowe;
• ZUS DRA – w której płatnik wykaże pełne rozliczenie składek i ewentualnie wypłaconych świadczeń – za wszystkich ubezpieczonych, czyli za tych, za których prawidłowo rozliczył składki i świadczenia w pierwszorazowych dokumentach, jak i za ubezpieczonego, za którego sporządził raport korygujący

Zwrot nadpłaconych składek a PIT

Zgodnie z art. 11 ust 1 ustawy o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. To oznacza, że zwrot nadpłaconych składek jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, który musi zostać opodatkowany w tym miesiącu, w którym składki zostały faktycznie zwrócone.

Gdzie wykazać zwrot składek w PIT-11? Kwotę zwrotu tych nadpłaconych składek należy wykazać w informacji PIT-11 w pozycji obejmującej przychody ze stosunku pracy.

Jeśli zainteresował Państwa ten temat, zachęcamy do śledzenia pozostałych wpisów na blogu oraz do kontaktu z naszymi ekspertami.