Ekwiwalent za wykorzystywanie prywatnego sprzętu podczas pracy zdalnej

Stan pandemii spowodował konieczność wykonywania przez wielu pracowników pracy zdalnej. Niestety nie każdy pracodawca jest w stanie zapewnić sprzęt służbowy, na którym pracownik mógłby pracować również z domu. W związku z tym, niektórzy pracownicy wykonują swoje obowiązki z wykorzystaniem własnych narzędzi pracy. Jak rozliczyć się z pracownikiem w takim przypadku? Jaki ekwiwalent mu przysługuje oraz jakie są warunki zwolnienia z opłacania składek i podatków od kwoty rekompensaty?

Ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu do celów służbowych

W świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa, w takiej sytuacji możliwe jest wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu, tj. ustalonej przez strony stosunku pracy miesięcznej kwoty pieniężnej, rekompensującej wydatki ponoszone co miesiąc przez pracownika i odpowiadającej ich szacunkowo ustalonej wysokości. Obie strony powinni określić zasady wykorzystywania przez pracownika sprzętu stanowiącego jego własność, w umowie na wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych.

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu można posiłkować się również przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej na podstawie norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych (art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy).

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 28 lipca 2015 roku Sygn. akt III AUa 280/15  wskazuje, że ekwiwalent narzędziowy za używanie własnych narzędzi do pracy jest to zwyczajnie dodatkowy składnik wynagrodzenia wypłacany pracownikom według uznania pracodawcy i to z pominięciem obowiązku składkowego.

Ekwiwalent a składki

Ekwiwalent jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż podstawę  tego wymiaru stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych – art. 18 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.  Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączono ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika.

Ponadto, co do zasady ekwiwalent jest zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) stanowiącym, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Warunki skorzystania ze zwolnienia

Aby skorzystać ze zwolnienia należy pamiętać że:

• ekwiwalent musi być wypłacony w formie pieniężnej, nie może mieć charakteru rzeczowego
• narzędzia, materiały lub sprzęt, należące do pracownika muszą być wykorzystywane do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy
• sprzęt musi stanowić własność pracownika – pracodawca może żądać od ubezpieczanego pracownika przedstawienia rachunków, faktur, paragonów bądź jakichkolwiek innych dowodów potwierdzających zakup sprzętu, oprogramowania, dokonywania napraw czy serwisowania
• wartość ekwiwalentu musi być adekwatna do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Jak trafnie wyjaśnił Sąd Apelacyjny w Łodzi w uzasadnieniu wyroku z dnia 20 maja 2014 (III AUa 367/14 , LEX nr 1477237), koniecznie jest wykazanie, że narzędzia, materiały oraz sprzęt, którymi posługuje się pracownik wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność.

Używanie przez pracownika prywatnego sprzętu na potrzeby pracodawcy powinno być uregulowane w odrębnej umowie, w której strony powinny określić kwotę ekwiwalentu i sposób jego ustalenia, z uwzględnieniem powyższych wytycznych.

Wysokość ekwiwalentu

W przepisach nie została określona ani minimalna, ani też maksymalna kwota ekwiwalentu. Jednak powinien on zostać ustalony w kwotach realnych, uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. Świadczenie to nie może być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji (wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 13 marca 2007, I SA/Wr 59/07, LEX nr 486464). Nie może być kwotą przypadkową i musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą ekwiwalentu a wartością sprzętu używanego przez pracownika  do celów służbowych.

Jeżeli kwota ekwiwalentu będzie zbyt wysoka i tym samym nieadekwatna, wówczas od takiej kwoty pracodawca ma obowiązek odprowadzić zarówno składki ZUS, jak i podatek do Urzędu Skarbowego.

W celu oszacowania wartości ekwiwalentu, pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na kwotę ekwiwalentu, np.: ilość roboczogodzin, wartość jednej godziny używania sprzętu przez pracownika, normy zużycia, itp. Pracownik natomiast jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającej w szczególności ich opis, a także datę oraz czas wykonania (o rozliczaniu nadgodzin podczas pracy zdalnej pisaliśmy tutaj).

Oprócz tego pracodawca powinien wykazać, że w każdym przypadku wypłacenia ekwiwalentu, pracownik do wykonywania pracy używał własnego sprzętu, narzędzi lub materiału.  Zatem obowiązki w zakresie udokumentowania okoliczności mających wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych, obciążają zarówno pracowników, jak i pracodawców. Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 9 września 2015 r. (sygn. akt III AUa 508/15).

Praktyka wyliczania kwoty ekwiwalentu

Kwotę ekwiwalentu szacuje się według przepisów podatkowych z zakresu amortyzacji. Kwota ta odpowiada wartości odpisu amortyzacyjnego, który stanowi wymierny wyznacznik zużywania sprzętu w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych zawartych w załączniku do Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej z dnia przyjęcia sprzętu do używania przez pracownika do wykonywania pracy.

Kwotę ekwiwalentu można także ustalić przez podzielenie wartości rynkowej sprzętu przez liczbę miesięcy jego wykorzystania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa prywatnego sprzętu z różną częstotliwością, wówczas uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin. Tu należy mieć na uwadze, że miesięczna kwota ekwiwalentu będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin.

Przykład:

Pracownik przez kilka dni w miesiącu pracuje w domu i korzysta z własnego komputera, prowadzi ewidencję liczby godzin pracy na własnym laptopie. W maju 2020 przepracował 25 godzin. Wartość rynkowa laptopa ustalona na dzień podpisania umowy na wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych wynosi 3500 zł. Ekwiwalent za maj 2020 r. wyniesie 45,57 zł  (3500 zł:12 miesięcy= 291,67 zł;  291,67 zł: 160 godzin nominalnych w maju 2020 r. x 25 godzin pracy z wykorzystaniem prywatnego laptopa = 45,57 zł).

Więcej na www.mazars.pl