Proces zgłaszania pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest kluczowym etapem formalizującym zatrudnienie. Pracodawca i zleceniodawca czyli płatnicy składek mają obowiązek zgłosić nowo zatrudnionego pracownika/ zleceniobiorcę do ZUS w celu objęcia ubezpieczeniem społecznym oraz zdrowotnym zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Poniżej przedstawiam listę kroków niezbędnych do prawidłowego zgłoszenia pracownika do ZUS.

Krok 1: Przygotowanie danych pracownika

Aby zgłosić pracownika do ZUS, pracodawca musi zebrać następujące dane:

1. Imię i nazwisko pracownika (jeśli osoba posiada drugie imię to również należy je podać).
2. Nazwisko rodowe.
3. Numer PESEL (jeżeli osoba nie posiada numeru PESEL, należy podać serię i numer paszportu lub innego dokumentu tożsamości).
4. Datę urodzenia.
5. Adres zameldowania, zamieszkania oraz adres do korespondencji (jeśli wszystkie trzy adresy są jednakowe, należy uzupełnić tylko pole z adresem zameldowania).
6. Płeć.
7. Obywatelstwo.
8. Informacje dotyczące stopnia niepełnosprawności.
9. Posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty.

Krok 2: Informacje dotyczące zatrudnienia

Następnie płatnik składek musi przygotować informacje dotyczące samego zatrudnienia, są to:

1. Rodzaj umowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenie) w celu ustalenia tytułu do ubezpieczeń.
2. Data rozpoczęcia pracy.
3. Zajmowane stanowisko, aby określić kod wykonywanego zawodu (zgodnie z klasyfikacją zawodów i specjalności znajdującą się w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej Dz. U. z 2024 r. poz. 110).
4. W przypadku umowy zlecenia oświadczenie zleceniobiorcy w celu ustalenia, do jakich ubezpieczeń należy go zgłosić.

Krok 3: Wypełnienie formularzy ZUS

Do zgłoszenia pracownika i zleceniobiorcy do ZUS konieczne jest wypełnienie odpowiedniego formularza. Do wyboru mamy dokumenty:

• ZUS ZUA – dokument zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Jest to najczęściej używany formularz, który obejmuje zgłoszenia zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców podlegających pod ubezpieczenie społeczne.
• ZUS ZZA – formularz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. Wykorzystywany w sytuacjach, gdy konieczne jest zgłoszenie jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego, np. gdy zleceniobiorca jest zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych w innej firmie i otrzymuje co miesiąc przychód w wysokości minimalnego wynagrodzenia, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Krok 4: Złożenie formularza do ZUS

Wypełniony formularz należy złożyć do Zakładu Ubezpieczeni Społecznych. Można to zrobić na kilka sposobów:

• Elektronicznie  – za pośrednictwem programu Płatnik lub PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych).
• Osobiście – w oddziale ZUS.
• Pocztą – wysyłając formularz na adres oddziału ZUS.

Przy czym, zgłoszenie osobiste w oddziale lub pocztą może zrealizować wyłącznie płatnik, który rozlicza składki maksymalnie za 5 osób.

Krok 5: Termin zgłoszenia

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować nałożeniem kar finansowych lub innymi konsekwencjami prawnymi, gdy opóźnienia występują notorycznie.

Zgłoszenie pracownika do ZUS jest obowiązkiem każdego pracodawcy i zleceniodawcy w Polsce. Wymaga zebrania określonych danych oraz wypełnienia odpowiednich formularzy. Przestrzeganie procedur i terminów jest kluczowe, aby uniknąć problemów prawnych i zapewnić pracownikom i zleceniobiorcom pełne prawa do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Jeśli zainteresował Państwa ten temat, zachęcamy do śledzenia pozostałych wpisów na blogu oraz do kontaktu z naszymi ekspertami.