Zarówno akta osobowe cudzoziemca, jak i akta osobowe posiadacza polskiego obywatelstwa składają się z pięciu części (A,B,C,D,E).

Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych obcokrajowców wiąże się z przestrzeganiem ogólnych zasad dotyczących prawa pracy i ochrony danych osobowych.

Akta osobowe obejmują dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A) , dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (część B),  dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (część C) , odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej (część D) oraz dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (część E).

Należy pamiętać, że dodatkowo w przypadku cudzoziemca niezbędnymi  dokumentami będą także: 

• Dokumenty tożsamości (np. paszport);
• Pozwolenie na pracę (zezwolenie na pracę typu A, B, C, D lub E, wymagane w przypadku cudzoziemców spoza UE/EOG/Szwajcarii);
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemców (dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy);
• Karta pobytu z dostępem do rynku pracy lub inny dokument potwierdzający prawo do legalnego pobytu w Polsce;
• Wiza (Typ C (Schengen) lub D (krajowa) z odpowiednią adnotacją umożliwiającą podjęcie pracy);
• Tłumaczenia dyplomów i świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia (jeżeli są w innym języku niż obowiązujące języki urzędowe UE);
• Numer PESEL  z przypisanym mu statusem „UKR” (jeżeli dotyczy);
• Decyzja wojewody o zezwolenia na pobyt czasowy.

Uwaga! Wymagane dokumenty różnią się w zależności od pochodzenia cudzoziemca oraz jego statusu pobytowego.

Warto podkreślić, że prowadzenie teczek osobowych cudzoziemców wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami wynikającymi z konieczności spełnienia specjalnych wymogów prawnych dotyczących legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Pracodawcy muszą być szczególnie czujni w kilku kluczowych obszarach:

1. Ważność  dokumentów: Wszystkie dokumenty związane z legalizacją pobytu i pracy muszą być zawsze aktualne. Obejmuje to m.in. zezwolenia na pracę, wizy, karty pobytu oraz inne dokumenty pobytowe. Pracodawca powinien na bieżąco monitorować terminy ważności tych dokumentów i odpowiednio wcześnie podejmować kroki w celu ich odnowienia.
2. Kompletność dokumentacji: Teczka osobowa cudzoziemca musi zawierać wszystkie wymagane dokumenty, potwierdzające legalność zatrudnienia. Braki w dokumentacji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym kar finansowych oraz problemów z dalszym zatrudnianiem cudzoziemców.
3. Zmiany w przepisach prawnych: Przepisy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców mogą się często zmieniać. Pracodawcy muszą być na bieżąco z tymi zmianami, aby zapewnić zgodność swoich praktyk z obowiązującym prawem. W tym celu warto korzystać z usług specjalistów ds. prawa pracy lub regularnie uczestniczyć w szkoleniach i konferencjach dotyczących zatrudnienia cudzoziemców.

Podsumowując, prowadzenie akt osobowych cudzoziemców wymaga od pracodawców nie tylko staranności i dbałości o szczegóły, ale także ciągłego monitorowania zmian w przepisach prawnych i ścisłej współpracy z odpowiednimi organami administracyjnymi.

Jeśli zainteresował Państwa ten temat, zachęcamy do śledzenia pozostałych wpisów na blogu oraz do kontaktu z naszymi ekspertami.