Najważniejsze zmiany w prawie pracy

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych, możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej czy wypłata wynagrodzenia przelewem na konto pracownika to tylko niektóre z ważnych zmian, które weszły w życie w prawie pracy.

• Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych

Dokumenty pracowników zatrudnionych po 2019 roku będą przechowywane tylko przez 10 lat. Pracodawcy mają również możliwość skrócenia z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, które zostały zatrudnione w latach 1999–2018.

• Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą zdecydować, czy będą przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Pracodawca, który zdecyduje się na zmianę postaci prowadzenia akt pracowniczych z papierowej na elektroniczną, jest zobowiązany do poinformowania (w sposób przyjęty u danego pracodawcy) pracowników i byłych pracowników o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru dokumentacji w poprzedniej formie w ciągu 30 dni od przekazania (otrzymania) tej informacji.

• Nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 roku uległy zmianie warunki prowadzenia akt osobowych. Zgodnie z nowym rozporządzeniem akta osobowe składają się z czterech części, które będą obejmować:
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy,
Część D – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dodatkowo, pracodawcy są zobowiązani do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika indywidualnej dokumentacji personalnej (poza teczką personalną), w której będą umieszczane, m.in. karta ewidencji czasu pracy, wnioski o urlop wypoczynkowy, oświadczenia pracownika, itp.

• Wypłata wynagrodzenia przelewem na konto pracownika

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma prawo domagać się od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie przekazywał wynagrodzenie za pracę. Pracownik, który będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych, jest zobowiązany do złożenia odpowiedniego wniosku do pracodawcy.

• Zakaz pracy w niedziele i święta

Od 1 stycznia 2019 roku tylko jedna niedziela w miesiącu (ostatnia) będzie niedzielą, w której nie będzie obowiązywał zakaz handlu.

• Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników

W 2019 roku minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wzrosło o 150,00 zł i wynosi obecnie 2250,00 zł brutto. Tym samym wzrosła stawka godzinowa dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia lub osób samozatrudnionych i wynosi ona aktualnie 14,70 zł brutto.

• Zmiany w ustawie związkowej

Od 1 stycznia 2019 roku zleceniobiorcy, wykonawcy czy „jednoosobowi” przedsiębiorcy mogą przystąpić do organizacji związkowej pod warunkiem, że świadczą oni pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.

Związek zawodowy o stanie członkostwa musi poinformować pracodawcę raz na pół roku – według stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia – w terminie odpowiednio do 10 lipca i 10 stycznia.

• Ograniczenie szkoleń okresowych z zakresu bhp oraz wykonywania zadań służby bhp przez pracodawcę

Od 1 stycznia 2019 roku niektórzy pracodawcy nie mają już obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych w przypadku pracowników na stanowiskach o charakterze administracyjno-biurowym. Dotyczy to sytuacji, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że jest to konieczne.

Ustawa podnosi także próg, z 20 do 50 pracowników, do którego pracodawca nie musi zatrudniać specjalisty od BHP, tylko sam może pełnić zadania służby BHP. Przepis dotyczy pracodawców zakwalifikowanych do kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia w rozumieniu przepisów o ZUS.

• Kwota wolna od potrąceń z wynagrodzenia nie tylko dla pracownika

Na mocy nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego ustawą z dnia 22 marca 2018 roku o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771 z późn. zm.), od 1 stycznia 2019 roku przepisy art. 87 i art. 87[1] K.p. stosuje się odpowiednio do wszystkich świadczeń powtarzających się, których celem jest zapewnienie utrzymania albo stanowiących jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną (nowy § 2 [1] w art. 833 K.p.c.). Oznacza to, że ochroną objęte zostało wynagrodzenie osób fizycznych zatrudnionych, m.in. na podstawie umowy cywilnoprawnej.

W przypadku wątpliwości lub omówienia powyższych zmian, uprzejmie prosimy o kontakt z pracownikami Działu Usług Kadrowo-Płacowych spółki Mazars Polska Sp. z o.o.

Jednocześnie podkreślamy, że w ramach dodatkowych usług możemy zaproponować Państwu:

1. Przegląd dotychczasowej dokumentacji pracowniczej zakończony raportem obejmującym: opis stanu faktycznego prowadzonej dokumentacji, zidentyfikowane ryzyka, zalecenia i plan dalszych działań celem aktualizacji dokumentacji do nowego stanu prawnego,
2. Opracowanie poprawnych wzorów dokumentacji pracowniczej zgodnych z obowiązującym prawem,
3. Dostosowanie teczek pracowniczych i pozostałej dokumentacji personalnej do wymogów nowego rozporządzenia, w tym pomoc w przygotowaniu indywidualnej dokumentacji pracowniczej dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
4. Przygotowanie i wysyłka do jednostki ZUS raportów ZUS OSW i ZUS RIA za pracowników i zleceniobiorców,
5. Opracowanie stosownego wzoru dokumentów informacyjnych dla pracowników o okresie przechowywania ich akt osobowych i możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej,
6. Doradztwo i konsultacje w zakresie powyższych zmian.

Więcej na www.mazars.pl