Jak archiwizować dokumenty księgowe?

Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki w zakresie należytego gromadzenia i przechowywania dokumentów firmowych. Osobą odpowiedzialną za formę i metody archiwizacji dokumentów jest kierownik jednostki. Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi odpowiedzialność karno-skarbowa. Które dokumenty wymagają zatem archiwizowania i jakie są terminy ich przechowywania?

Dokumenty księgowe podlegające archiwizacji

Podmioty gospodarcze zobowiązane są do przechowywania kilku grup danych:

1. dotyczących sprawozdania finansowego
   1. e-sprawozdanie finansowe (xml) wraz z podpisami elektronicznymi,
   2. e-sprawozdanie z działalności wraz z podpisami elektronicznymi,
   3. e-sprawozdanie z badania wraz z podpisami elektronicznymi,
   4. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu strat;
2. dotyczących ksiąg rachunkowych:
   1. dziennik,
   2. księgę główną,
   3. księgi pomocnicze,
   4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
   5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz);
3. jednolite pliki kontrolne (JPK) – dane muszą mieć formę wygenerowanych plików typu xml:
   1. JPK_KR – księgi rachunkowe,
   2. JPK_MAG – magazyny,
   3. JPK_WB – wyciągi bankowe,
   4. JPK_FA – faktury sprzedaży,
   5. JPK_VAT – rejestry VAT;
4. dokumenty podatkowe:
   1. deklaracje podatkowe (większość ma formę elektroniczną),
   2. urzędowe poświadczenie odbioru tj. UPO (stanowi potwierdzenie dokonania elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego);
5. dokumenty źródłowe – są to dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych, które można podzielić na:
   1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (m.in. faktury dokumentujące zakup, faktury korygujące, wyciągi bankowe, e-faktury),
   2. zewnętrzne własne – przekazywane kontrahentom (m.in. faktury sprzedaży),
   3. wewnętrzne – związane z operacjami wewnątrz jednostki (m.in. dokumenty inwentaryzacyjne).

Na blogu pisaliśmy też o dokumentach księgowych w kontekście warunków, jakie muszą spełnić według Ustawy o rachunkowości.

Forma przechowywania dokumentów księgowych

Księgi prowadzone przy użyciu oprogramowania mogą być archiwizowane poprzez tworzenie trwałych i odpowiednio zabezpieczonych kompletnych zbiorów danych na nośnikach informatycznych, ale pod warunkiem, że jednostka ma możliwość ich odtworzenia, a więc będzie również miała w przyszłości dostęp do oprogramowania, aby odczytać te zbiory danych i je wydrukować (mowa o tym w art. 73 Ustawy o rachunkowości – dalej Uor).

Zatem jeśli jednostka pozostaje bez dostępu do programu, powinna wydrukować zbiory danych albo zapisać te wydruki w formacie PDF (zapisy, zestawienia obrotów i sald, dzienniki, inwentarz itd.). Dokumenty źródłowe, zgodnie z art. 73 ust. 2 Uor mogą zostać zdigitalizowane (tj. zapisane w formie skanów na nośnikach informatycznych, pozwalających zachować zawartość dowodów w trwałej i niezmienionej postaci). Jednak nie wszystkie dokumenty źródłowe mogą być przechowywane w formie skanów. Ustawa nie przewiduje takiej możliwości dla dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki w dokumentacji polityki rachunkowości.

Podsumowując, dokumenty księgowe mogą być przechowywane także w formie elektronicznej. Dozwolone jest to pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia przed:

• dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
• dostępem do dokumentów przez nieupoważnione osoby,
• uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.

Podobnie jak w przypadku oryginałów dokumentów, w cyfrowym archiwum konieczne jest zachowanie chronologii względem okresów rozliczeniowych.

Należy także zadbać o przygotowanie kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Ponadto niezbędne jest posiadanie urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.

Terminy przechowywania dokumentów

Sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, jednolite pliki kontrolne (JPK), dokumenty źródłowe oraz dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zasadom przechowywania oraz ochrony danych został poświęcony rozdział 8 „Ochrona danych” Ustawy o rachunkowości.

Stosownie do jej przepisów, w tym w szczególności art. 74, w zależności od rodzaju dokumentu mogą one być przechowywane przez okres od 5 lat, a w niektórych przypadkach nawet do 10 lat, przy czym ustalając termin przechowywania należy również uwzględnić Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa oraz inne akty prawne.

Zgodnie z art.74 Uor obowiązują następujące terminy przechowywania dokumentów:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – przez 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie (zmiana od 1.01.2019r r.; wcześniej obowiązywało trwałe przechowywanie). Skutkiem wprowadzonych 1 stycznia 2019 r. przepisów jest możliwość zlikwidowania w 2020 roku sprawozdań finansowych, które jednostka zatwierdziła w 2014 roku i wcześniej;
• dane dotyczące ksiąg rachunkowych (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów [inwentarz]) – przez 5 lat;
• jednolite pliki kontrolne (JPK-KR, JPK_MAG, JPK_WB, JPK_FA, JPK_VAT) – co do zasady przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dokumenty podatkowe (deklaracje podatkowe i UPO) – przez 5 lat; termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (na podstawie art. 70§1 Ordynacji podatkowej), co w praktyce oznacza, że okres przechowywania deklaracji jest zawsze dłuższy niż 5 lat;
• dokumenty źródłowe:
  • dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (m.in. faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury korygujące, wyciągi bankowe, e-faktury) – przez 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Terminy wynikające z Ustawy o rachunkowości a prawo podatkowe

Z przepisów Uor wynika, że okres przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Zatem księgi rachunkowe jednostki za rok zakończony 31 grudnia za 2019 r., powinny być przechowywane przez 5 lat, tzn. do końca 2024 r. Natomiast sprawozdanie finansowe za rok zakończony 31 grudnia 2019 r., zatwierdzone w roku 2020, podlega archiwizacji do końca 2025 r.

Aby jednak dochować terminów przechowywania dokumentów wynikających z prawa podatkowego, konieczne jest ich przechowywanie przez dłuższy czas. I tak, księgi rachunkowe za rok zakończony 31 grudnia 2019 r. należy przechowywać do 31 grudnia 2025 r. (jeżeli okres ten nie ulegnie wydłużeniu ze względu na przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Zasadniczo bowiem, okres przechowywania dokumentacji podatkowej liczy się od końca roku, w którym przypadał termin zapłaty podatku.

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Poza dokumentami księgowymi przedsiębiorstwo, na mocy osobnych ustaw, musi archiwizować również inne rodzaje dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów kadrowych pracowników zatrudnionych w firmie.

Obecnie obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast obowiązujących jeszcze do niedawna 50 lat. Krótszy okres dotyczy wszystkich stosunków pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), czyli od 1 stycznia 2019 roku. Możliwe będzie też skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat w przypadku osób, które rozpoczęły pracę między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. Okres archiwizowania dokumentacji dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku będzie nadal wynosił co do zasady 50 lat.

Co zrobić z dokumentami po upływie terminu ich przechowywania?

Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii postępowania z dokumentami po upływie okresu ich przechowywania. W związku z tym kierownik jednostki może we własnym zakresie podjąć decyzję o likwidacji dokumentacji i sposobie jej zniszczenia. W myśl przepisów o rachunkowości to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków, w tym z tytułu nadzoru (mówi o tym art. 4 ust. 5 Ustawy).

Dokonując tego wyboru, warto jest sporządzić  protokół zawierający szczegółowy opis zniszczonych dokumentów oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich likwidację.

Więcej na www.mazars.pl