Implementacja systemu ERP w polskiej jednostce 

Implementacja nowoczesnego systemu ERP to wyzwanie, przed którym staje coraz więcej organizacji, chcąc sprostać wymaganiom współczesnej transformacji cyfrowej. Proces ten jest złożony i wymaga szczegółowej analizy mechanizmów oraz potrzeb raportowych w różnych obszarach działalności. Jednocześnie stanowi wyjątkową okazję do zwiększenia efektywności zarządzania danymi oraz poprawy ich jakości przy jednoczesnym zmniejszeniu nakładu pracy. 

Implementacja systemu ERP – potrzeby grupy a wymagania lokalne 

Decyzje o wdrożeniu ERP są zazwyczaj podejmowane na poziomie grupy, co naturalnie kieruje uwagę na potrzeby globalne organizacji. Nie można jednak zaniedbać wymagań lokalnych, które w Polsce są szczególnie skomplikowane i stanowią poważne wyzwanie. Realizacja tych zadań wymaga ścisłej współpracy specjalistów z różnych dziedzin – IT, konsultantów ERP, działów raportowych, księgowych oraz doradców podatkowych – zarówno na poziomie grupy, jak i lokalnym. 

Kluczowe obszary analizy potrzeb lokalnej jednostki 

Każda jednostka wymaga indywidualnego podejścia, jednak poniższe punkty przedstawiają ogólną strukturę istotnych zagadnień, które należy uwzględnić: 

1. Moduły księgowe 

Podział na księgi lokalne i grupowe oraz ich integracja. 

2. Dostosowanie lokalnego planu kont 

Zapewnienie zgodności z polską ustawą o rachunkowości oraz strukturami SAF-T. Grupowy plan kont wymaga często lokalnych modyfikacji, aby spełnić wymagania sprawozdawcze. 

3. Generowanie plików SAF-T (JPK) 

Parametryzacja danych umożliwiająca tworzenie wymaganych plików JPK bezpośrednio w ERP lub za pomocą zewnętrznych narzędzi. 

Obecne struktury SAF-T: 

• JPK_V7, JPK_FA, JPK_KR, JPK_MAG, JPK_WB. 

Przyszłe wymagania: 

• JPK_CIT (od 2026 roku za 2025 rok); 

• KSeF (od lutego 2026 roku). 

4. Parametryzacja podatkowa 

Ten obszar może obejmować opracowanie katalogu kodów VAT, reguł podatkowych dotyczących poszczególnych typów dokumentów, czy znaczników podatkowych dostosowanych do specyfiki działalności jednostki.  

Wczesne działania w tym zakresie zapobiegają ryzyku problemów z efektywną sprawozdawczością podatkową w późniejszych etapach wdrożenia. 

5. Kursy walut i wyceny okresowe 

Konfiguracja ustawień kursów walut dla celów księgowych i podatkowych. 

6. Moduł środków trwałych 

Zgodność z lokalnymi wymogami księgowymi i podatkowymi, w tym przygotowanie struktury JPK_ST_KR. 

7. Wzory faktur sprzedaży 

Projektowanie dokumentów zgodnych z polskimi przepisami ustawy o VAT. 

8. Obszar płatności 

Konfiguracja danych bankowych, formatów wymiany danych oraz lokalnych wymagań, takich jak MPP i „Biała Lista”. 

Jak wspieramy naszych klientów w implementacji systemu ERP? 

Specjaliści Forvis Mazars wspierają klientów w procesie parametryzacji systemów ERP, łącząc ekspercką wiedzę z zakresu księgowości i podatków. Dzięki temu proponowane rozwiązania są zgodne z lokalnymi przepisami i pozwalają na prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych. 

Nasze interdyscyplinarne podejście pozwala efektywnie współpracować z zespołami wdrożeniowymi oraz klientami, korzystając z doświadczeń zdobytych podczas wcześniejszych projektów. Naszym celem jest dostarczenie kompleksowych i skutecznych rozwiązań, które odpowiadają zarówno na potrzeby grupowe, jak i lokalne. 

Zapraszamy do współpracy 

Potrzebujesz wsparcia w implementacji systemu ERP? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc.