Dokumenty księgowe - warunki, jakie muszą spełniać wg Ustawy o rachunkowości

Spółki działające w Polsce, które prowadzą księgi rachunkowe, mają obowiązek kierowania się zasadami zawartymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej „UoR”), która nakazuje, żeby akt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, udokumentować dowodem.

Rodzaje dowodów księgowych

Na podstawie art.20 UoR można wyróżnić następujące rodzaje ewidencjonowanych dowodów księgowych.

Dowody własne i dowody obce:

1. Dowody własne są wystawiane przez dany podmiot dla udokumentowania zewnętrznych bądź wewnętrznych operacji gospodarczych stąd dodatkowo można je podzielić na:
   • dowody wewnętrzne – dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji (np. OT, LT, PK),
   • dowody zewnętrzne  – dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane w oryginale kontrahentowi (np. faktury sprzedaży, noty)
2. Dowody zewnętrzne obce to dokumenty otrzymane od kontrahentów (np. faktury, polisy, noty).

Podstawą księgowania w przedsiębiorstwie mogą być również dowody księgowe zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe:

• dowody zbiorcze, wykorzystywane są do łącznego księgowania zbioru dowodów księgowych. W dowodzie zbiorczym muszą być wymienione wszystkie pojedyncze dokumenty źródłowe, będące podstawą sporządzenia dokumentu zbiorczego. Przykładem może być syntetyczne, zbiorcze ujęcie faktur VAT dokumentujących sprzedaż tego samego rodzaju, analitycznie ewidencjonowanych poza księgą główną (np. w systemie do wystawiania faktur), przenoszonych do księgi jedynie łączną kwotą;
• dowody korygujące, stosowane do dokonania korekty wcześniejszych, błędnie dokonanych zapisów;
• dowody rozliczeniowe sporządzane wówczas, gdy zaistnieje potrzeba dokonania zapisów według nowych kryteriów klasyfikacji.

Potrzeba sporządzania dokumentów zastępczych wynika z braku dokumentu źródłowego. Są one podstawą księgowania i muszą być wymienione na zewnętrzny obcy dowód księgowy.

Warto pamiętać, że w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Co powinien zawierać dokument księgowy?

Cechy, które powinny charakteryzować poprawny dowód księgowy, zostały określone w art. 21 i 22 UoR. Są to wymagania minimalne, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe.

Stosownie do art. 21 ust. 1 UoR każdy dokument księgowy powinien zawierać:

• rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny;
• określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne), pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;
• treść (opis) danej operacji, jej wartość (jeśli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych);
• datę operacji i sporządzenia dowodu, jeśli się różnią;
• podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano, lub od której przyjęto składniki aktywów;
• zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.

Warto podkreślić, że od 2013 roku, na mocy z art. 21 ust. 1a UoR można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa wyżej:

• w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
• w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Język wystawiania dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być wystawione w języku polskim. Otrzymane dowody źródłowe obce (wystawione w obcym języku) nie muszą być przetłumaczone na język polski. Natomiast konieczność ich przetłumaczenia może wystąpić, wskutek żądania go przez władze skarbowe lub biegłych rewidentów (art. 21 ust. 5 UoR).

Waluta w dowodach księgowych

Jeżeli dowód księgowy wystawiono w walucie obcej, powinien zawierać przeliczenie jej wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z art. 21 ust. 3 UoR. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Istotna jest również zasada, że wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem (art.21 ust. 2 UoR).

Zasady sporządzania dowodów księgowych i korygowania błędów

W oparciu o art. 22 ust.1 UoR dowody księgowe powinny być rzetelne (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej), kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest wymazywanie i dokonywanie przeróbek.

Warto podkreślić, że wedle art. 22 ust. 2 UoR błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Elektroniczne dowody księgowe

Obecnie istnieje możliwość wykorzystania w księgowości elektronicznych dowodów księgowych oraz podpisu elektronicznego. Wykorzystanie tych dokumentów i podpisu elektronicznego może nastąpić przy prowadzeniu księgowości skomputeryzowanej (art. 20 ust. 5 UoR).

Elektroniczne dowody księgowe są powszechnie uznawane i stosowane do dokumentacji operacji gospodarczych. Za dowody te uznaje się również informacje uzyskane poprzez komputerowe opracowanie danych zawartych już w księgach. W tym przypadku konieczne jest spełnienie podczas rejestrowania tych zapisów określonych warunków:

• dowody te muszą mieć czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• sporządzane mogą być wówczas, gdy jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia tych dokumentów,
• musi być możliwe ustalenie osób odpowiadających za wprowadzenie cyfrowych dowodów księgowych,
• przyjęta procedura zapewniać musi możliwość sprawdzenia poprawności konkretnych danych oraz kompletności zapisów,
• konieczne jest, ażeby dane źródłowe były odpowiednio chronione w miejscu ich powstawania,
• sposób przechowywania dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych ma zapewniać ich niezmienność przez okres wymagany przy przechowywaniu dowodów księgowych.

Od października 2018 roku funkcjonuje obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, opatrzonych podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Jest to faktyczny koniec ery papierowych sprawozdań finansowych.

Oryginał czy skan

Z art. 73 ust.1 ustawy wynika, iż dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, co do zasady, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Prawo bilansowe w artykule 73 ust. 2 UoR dopuszcza przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych, pozwalające na zachowanie dowodów księgowych w trwałej i niezmienionej postaci. Warunkiem stosowania tego ułatwienia jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Bezpośredniemu wyłączeniu z możliwości przechowywania dokumentów w formie skanów podlegają dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

Więcej na www.mazars.pl